社内のIT化パート②です！

前回のブログでは、IT化を進めるきっかけと経緯をお話ししました。
要は、昔のやり方をぶっ壊し、効率化を図る！ことがやりたかった。

◇会計を理解し変えていく
弊社には会計の担当の事務員さんがいるので、今まで任せっきりにしていました。私自身理解していない部分もありましたが、問題が起きたことは皆無でした。問題ないなら何も変えない、当然のことですよね。

しかしある日、会計事務所の方と話をしていて、弊社の簿記会計の仕組みなんかを話していたら、「これくらいの規模の会社でまだそんな古いやり方やっているんですか⁈」と驚かれました。それくらい旧態依然の古い仕組みを使っていました。弊社はまだ30年ほどの業歴ですが、前身の会社の会計の仕組みをそのまま取り入れて変えていないかったので、昭和もかなり古いやり方が色濃く残っていました。

とにかく紙の書類が多かった。仕訳伝票、日計表、支払決裁書、各種請求書・・・

やるんだったら紙は全部なくしてしまおう！

経理担当者と一つ一つ見直しました。
なぜこの書類があるのか？本当に必要なのか？紙以外の他の方法に変えれないか？
結局ほとんどのものが、”昔からやっているから、今もやっている”というものが多かった。

◇以前使っていた会計ソフト
以前使っていた会計ソフトは、”弥生会計”でした。当時これを導入した経緯はあまり覚えていませんが、比較的安価で使いやすかったくらいの理由で購入したと思います。会計ソフトの機能としては必要十分です。不満はありませんでした。

ただ弊社の使い方は、仕訳伝票を手書きで書いていて、会計ソフトにそれを打ち込むだけ。つまり会計ソフトは、きれいに清書するだけのもの、でした。
それに大事だったのは、手書きの仕訳伝票には、経理担当者と私のハンコが必要でそれが”承認”を意味していました。

◇新しい会計ソフト
紙の伝票を省いて、社長の承認もできるソフトを探しました。このソフトの選択に時間はかかりませんでした。会計事務所が提案してきた”ソリマチのMA1”。いわゆるクラウド型の会計ソフトです。会計事務所とクラウドでつながることができる、社内でも経理と社長が別々のPCでつながる。

まずは仕訳伝票を手書きするのをやめて、直接PCに伝票を起票することにしました。これで仕訳伝票の大量の束がまるまるなくなった。
次に社長の”承認”をどうするか。ソリマチのソフトに承認機能というのが付いていて、社長だけがチェックできる機能が付いています。一度チェックを入れると他の人は修正することができません。

クラウド型のいいところは、どこにいても見ることができること。出張先でも自宅でもどこにいても作業ができる。承認できる。それから、ハンコを押す作業は”めくら判”になることが多いですが、ソフト上だと内容をちゃんと確認して承認する感じになる。メリットしかありません！

長々と書いてきましたが・・・
結論から言うと、会計に関する紙の書類はほぼなくなりました！

残ったのは、外から郵便でやってくる請求書だけですね。これもテレワークの影響で、大きな会社は請求書はメール添付されてくるようになりました。確かに紙で出力して郵便で送る手間暇はもったいない。全部メールでやり取りできればいいと思います。