社内のIT化パート3！
今日は、”販売”についてです。

弊社は卸売業に分類されます。商品を仕入れて販売する。商品も多岐に渡り、物だけでなく、修理などのサービスも提供する。これが弊社の販売の基本です。

弊社には営業マンが8名いて、それぞれが顧客を持ち、商品を仕入れて販売する。そしてその伝票処理は自分で行う。集金業務までが営業マンの仕事です。特にお客さまに売り上げをする伝票処理は営業マンの大事な仕事です。

今までは、伝票はもちろん紙で、さらに手書きで伝票を起票していました。そして、経理担当者がその手書き伝票を”弥生販売”ソフトを使って、PCに打ち込み、納品書や請求書を打ち出していました。

ここでの無駄は、営業マンが手書きで伝票を打つ、それを経理担当者がPCで同じ内容を打つ、同じことに二度手間をかけていました。

もう一つの手間は、それぞれの営業マンが打ち込んだ伝票の内容（商品名、金額、個数、仕入先など）を、各自のPCにエクセルの表を作ってそこにまた打ち込む。これで三度の手間です。

どうすればこの手間（無駄）を減らせるのか？考えました。

実は答えは簡単。販売ソフトを経理担当者1人だけでなく、営業マン全員に買え与える。そうすれば、営業マンが直接販売ソフトに伝票を打ち込んで、紙の伝票はなくなり手間が減る。

ではなぜすぐに実行に移せないのか？小さい規模の会社の宿命、お金の壁です。ここでの問題は、やる方法ではなく、コストがかかること、でした。

◇販売ソフトの選択
ちょうど”IT導入補助金”の話があり、コロナ対策として3/4まで補助されるという話が持ち上がっていたタイミングでした。これを使わない手はないと思い数社から見積りをいただきました。

候補に挙げた販売ソフト
①「販売王」
②「商蔵奉行」
③「flam」

①「販売王」：ソリマチさんの販売ソフトで、弊社では先にソリマチさんの会計ソフトを導入していたので一番に候補にあげました。でも残念ながら”クラウド型”ではなかったので、社内にサーバーを設置してVPNを構築する必要がありました。ソリマチさんの会計はクラウドだったのに、販売はクラウドに対応した商品がありませんでした。さらに、サーバーを設置してVPNで云々・・・と考えるとコストが膨大になること、設備を維持するにも費用がかかりそうということで、ソリマチさんの販売ソフトは諦めました。

②「商蔵奉行」：”奉行シリーズ”で知名度の高いソフトです。”クラウド型”があってよかったのですが・・・費用が弊社の予算には合いませんでした。ユーザー数が増えれば当然金額も上がっていくのですが、弊社の営業マン全員にライセンスを与えると、金額が膨れてしまいました。年額払いで高かった。

③「flam」：こちらは知名度はありません。会計事務所の方が教えてくれました。クラウド型です。使い方がとてもシンプルなのと、一番の魅力は価格。上記ソフトに比べるととっても良心的。営業マン全員に与えようと思うとユーザー数が増えるが、それでも安い。弊社のような小さな会社向けだと思います。

◇「flam」を使い始める
結局、上の①②は諦め、③のflamに絞って一カ月間のお試し期間で使ってみました。経理担当者が一カ月間テストしたのですが、flamは質問に対しても丁寧に答えが返ってきて、”できることとできないこと”がはっきりわかりました。

お試し期間で満足できたので、そのまま継続して使い始めました。移行期間は、前の販売ソフト「弥生販売」と新しい「flam」と並行して1カ月ほど使いました。

価格がお手頃な分、機能に制約がありますが、その辺は弊社で柔軟に工夫して使っています。請求書だけは弊社の書式に変えてもらいました（費用は別途掛かります）。

◇営業マンがflamを使いこなせるか？
今まで紙の伝票をしこしこと書いていた営業マンたちが、この販売ソフトを使いこなせるか？これが一番の心配でした。経理担当者が営業マンに向けて”わかりやすい使い方”を作成してくれました。もちろん最初は疑問質問だらけです。

今まで手書きの時はイレギュラーなことにも対応できましたが、ソフトでは例外は受け付けてくれません。その辺も話し合ったり、仕組みを作ったりして柔軟に対応して使っています。

使い始めてまだ半年たっていませんが、みな使いこなせています。一番の長老（⁈）営業マンが「大丈夫ですよ」と言ってくれたので、ホッとしています。

気がつけば、大量の紙の伝票があっという間になくなってしまった！

「伝票をなくすなんて無理でしょ」って誰もが思っていましたが、やり始めると不思議なものでないことが普通になる。「やる前の心配は何だったんですかね？」と社員も言っています。

社員全員にノートPCを与えているので、どこででも伝票が打てる。出張が多い社員には最高のはず・・・　私もどこにいても販売の管理ができるので重宝しています。

「気配りができる、できない」で「仕事ができる、できない」がわかる… 周りをよく見ている人、見ていない人、見ているけど行動できない人… 

日本では気配りは大事ですよね。
美徳と言っていいかもしれない。

ちなみに、外国の人に“気配りが大事”っていう意識あるのでしょうか。私がお付き合いしている限りでは、外国人には気配りの感覚はあまりないかもしれません。というか、日本人のような気配りの感覚はない。

外国がダメとか日本が素晴らしいと言っているわけではありません。悪しからず。

先日、雪が多く降った夕方のことです。去年入社した若き社員が外の敷地の雪はねを始めました。そして、雪はねが終わってから… ほかの社員の自家用車に積もった雪を一台ずつ丁寧に下ろし始めました。私の含め10台くらい。

社内にいてそれを見ていた先輩達は、えらいえらいと盛んに褒めていました。

できるようでできないこと、です。
誰もができることではない、と思います。

弊社では日々遠方に出張に行く社員がいて、夜遅くに会社に帰ってくることがあります。その時に自分の自家用車が雪でどっさり覆われているとウンザリするんですよね。

それを先に帰る人が“ちょっとだけ”気を遣って、ほかの人の車の雪も下ろしてあげる。それだけで心があったまるものです。

気を遣うって、教えてもらってもできるものではない。結局、人の心の余裕というか、懐の深さなのかなって思います。

今の若き世代に期待大です！

社内のIT化パート②です！

前回のブログでは、IT化を進めるきっかけと経緯をお話ししました。
要は、昔のやり方をぶっ壊し、効率化を図る！ことがやりたかった。

◇会計を理解し変えていく
弊社には会計の担当の事務員さんがいるので、今まで任せっきりにしていました。私自身理解していない部分もありましたが、問題が起きたことは皆無でした。問題ないなら何も変えない、当然のことですよね。

しかしある日、会計事務所の方と話をしていて、弊社の簿記会計の仕組みなんかを話していたら、「これくらいの規模の会社でまだそんな古いやり方やっているんですか⁈」と驚かれました。それくらい旧態依然の古い仕組みを使っていました。弊社はまだ30年ほどの業歴ですが、前身の会社の会計の仕組みをそのまま取り入れて変えていないかったので、昭和もかなり古いやり方が色濃く残っていました。

とにかく紙の書類が多かった。仕訳伝票、日計表、支払決裁書、各種請求書・・・

やるんだったら紙は全部なくしてしまおう！

経理担当者と一つ一つ見直しました。
なぜこの書類があるのか？本当に必要なのか？紙以外の他の方法に変えれないか？
結局ほとんどのものが、”昔からやっているから、今もやっている”というものが多かった。

◇以前使っていた会計ソフト
以前使っていた会計ソフトは、”弥生会計”でした。当時これを導入した経緯はあまり覚えていませんが、比較的安価で使いやすかったくらいの理由で購入したと思います。会計ソフトの機能としては必要十分です。不満はありませんでした。

ただ弊社の使い方は、仕訳伝票を手書きで書いていて、会計ソフトにそれを打ち込むだけ。つまり会計ソフトは、きれいに清書するだけのもの、でした。
それに大事だったのは、手書きの仕訳伝票には、経理担当者と私のハンコが必要でそれが”承認”を意味していました。

◇新しい会計ソフト
紙の伝票を省いて、社長の承認もできるソフトを探しました。このソフトの選択に時間はかかりませんでした。会計事務所が提案してきた”ソリマチのMA1”。いわゆるクラウド型の会計ソフトです。会計事務所とクラウドでつながることができる、社内でも経理と社長が別々のPCでつながる。

まずは仕訳伝票を手書きするのをやめて、直接PCに伝票を起票することにしました。これで仕訳伝票の大量の束がまるまるなくなった。
次に社長の”承認”をどうするか。ソリマチのソフトに承認機能というのが付いていて、社長だけがチェックできる機能が付いています。一度チェックを入れると他の人は修正することができません。

クラウド型のいいところは、どこにいても見ることができること。出張先でも自宅でもどこにいても作業ができる。承認できる。それから、ハンコを押す作業は”めくら判”になることが多いですが、ソフト上だと内容をちゃんと確認して承認する感じになる。メリットしかありません！

長々と書いてきましたが・・・
結論から言うと、会計に関する紙の書類はほぼなくなりました！

残ったのは、外から郵便でやってくる請求書だけですね。これもテレワークの影響で、大きな会社は請求書はメール添付されてくるようになりました。確かに紙で出力して郵便で送る手間暇はもったいない。全部メールでやり取りできればいいと思います。

コロナ禍で社内のIT化を進めました。
弊社のような地方の小企業の参考になればと思い少し書いてみます。

まず、どうしてIT化を考えるようになったか。

昨年3月に緊急事態宣言が出され、”テレワーク”するよう企業は求められました。外国ではロックダウンされ外出が禁止。「もし外国のようにロックダウンされたら、仕事ができずに会社は潰れてしまう」真剣に思いました。「今後、形を変えてコロナのような感染症や未曾有の災害が起きた時、会社はどうなるのだろう」不安がよぎりました。

弊社の仕事はお客さまの工場で営業や修理をすることが主ですが、社内で伝票を起票したり見積りを作ったりと社内の仕事もあります。
テレワークすることは絶対に不可能、というのが弊社の状況でした。

私自身も出張が多く会社の中にいないことが多い。一方で社内にいて書類に目を通したり、ハンコを押す仕事が多かったので、一定時間会社にいて事務作業をする時間が必要でした。

しかしコロナ禍で出張が激減し、社内にいる時間も増えたので、会社の無駄をなくし効率化を図ることを考える時間ができました。これがよかった。「なんでこの書類を作る必要があるのか」「この仕事を効率化する方法は他にないのか」今までやってきたことを全て否定することから始まりました。

IT化を進める上での社内の問題点
◆伝票、決裁書など紙の書類が多すぎる
◆承認のためにハンコの数が半端ない

◇「紙をなくす」ことを考える
とにかく紙の書類が多い会社でした。会計は、前身の会社の”古い昭和な”簿記会計の仕組みをそのまま使っていました。販売も、各営業マンが仕入と売りの紙の伝票を手書きで起票していました。会計も販売もソフトを導入していましたが、それは紙で起票したものをPCで清書するための道具でした。
紙で書いて、さらにパソコンに打ち込む、二度手間でした。

◇系統分けをしそれぞれのやり方を考える
会社の業務を三つに分けました。
①会計
②販売
③社員業務

①”会計”は、いわゆる簿記会計。弊社では経理担当が一人担当しています。
②”販売”は、営業マンの売上と仕入の計上。サポートする形で経理担当一人。
③”社員業務”は、日報、旅費精算、経費精算、など社員の日々の事務業務。

まずは、①の会計。
でもブログちょっと長くなってきたので、次回へ・・・