社内のIT化パート3！
今日は、”販売”についてです。
弊社は卸売業に分類されます。商品を仕入れて販売する。商品も多岐に渡り、物だけでなく、修理などのサービスも提供する。これが弊社の販売の基本です。
弊社には営業マンが8名いて、それぞれが顧客を持ち、商品を仕入れて販売する。そしてその伝票処理は自分で行う。集金業務までが営業マンの仕事です。特にお客さまに売り上げをする伝票処理は営業マンの大事な仕事です。
今までは、伝票はもちろん紙で、さらに手書きで伝票を起票していました。そして、経理担当者がその手書き伝票を”弥生販売”ソフトを使って、PCに打ち込み、納品書や請求書を打ち出していました。
ここでの無駄は、営業マンが手書きで伝票を打つ、それを経理担当者がPCで同じ内容を打つ、同じことに二度手間をかけていました。
もう一つの手間は、それぞれの営業マンが打ち込んだ伝票の内容（商品名、金額、個数、仕入先など）を、各自のPCにエクセルの表を作ってそこにまた打ち込む。これで三度の手間です。
どうすればこの手間（無駄）を減らせるのか？考えました。
実は答えは簡単。販売ソフトを経理担当者1人だけでなく、営業マン全員に買え与える。そうすれば、営業マンが直接販売ソフトに伝票を打ち込んで、紙の伝票はなくなり手間が減る。
ではなぜすぐに実行に移せないのか？小さい規模の会社の宿命、お金の壁です。ここでの問題は、やる方法ではなく、コストがかかること、でした。
◇販売ソフトの選択
ちょうど”IT導入補助金”の話があり、コロナ対策として3/4まで補助されるという話が持ち上がっていたタイミングでした。これを使わない手はないと思い数社から見積りをいただきました。
候補に挙げた販売ソフト
①「販売王」
②「商蔵奉行」
③「flam」
①「販売王」：ソリマチさんの販売ソフトで、弊社では先にソリマチさんの会計ソフトを導入していたので一番に候補にあげました。でも残念ながら”クラウド型”ではなかったので、社内にサーバーを設置してVPNを構築する必要がありました。ソリマチさんの会計はクラウドだったのに、販売はクラウドに対応した商品がありませんでした。さらに、サーバーを設置してVPNで云々・・・と考えるとコストが膨大になること、設備を維持するにも費用がかかりそうということで、ソリマチさんの販売ソフトは諦めました。
②「商蔵奉行」：”奉行シリーズ”で知名度の高いソフトです。”クラウド型”があってよかったのですが・・・費用が弊社の予算には合いませんでした。ユーザー数が増えれば当然金額も上がっていくのですが、弊社の営業マン全員にライセンスを与えると、金額が膨れてしまいました。年額払いで高かった。
③「flam」：こちらは知名度はありません。会計事務所の方が教えてくれました。クラウド型です。使い方がとてもシンプルなのと、一番の魅力は価格。上記ソフトに比べるととっても良心的。営業マン全員に与えようと思うとユーザー数が増えるが、それでも安い。弊社のような小さな会社向けだと思います。
◇「flam」を使い始める
結局、上の①②は諦め、③のflamに絞って一カ月間のお試し期間で使ってみました。経理担当者が一カ月間テストしたのですが、flamは質問に対しても丁寧に答えが返ってきて、”できることとできないこと”がはっきりわかりました。
お試し期間で満足できたので、そのまま継続して使い始めました。移行期間は、前の販売ソフト「弥生販売」と新しい「flam」と並行して1カ月ほど使いました。
価格がお手頃な分、機能に制約がありますが、その辺は弊社で柔軟に工夫して使っています。請求書だけは弊社の書式に変えてもらいました（費用は別途掛かります）。
◇営業マンがflamを使いこなせるか？
今まで紙の伝票をしこしこと書いていた営業マンたちが、この販売ソフトを使いこなせるか？これが一番の心配でした。経理担当者が営業マンに向けて”わかりやすい使い方”を作成してくれました。もちろん最初は疑問質問だらけです。
今まで手書きの時はイレギュラーなことにも対応できましたが、ソフトでは例外は受け付けてくれません。その辺も話し合ったり、仕組みを作ったりして柔軟に対応して使っています。
使い始めてまだ半年たっていませんが、みな使いこなせています。一番の長老（⁈）営業マンが「大丈夫ですよ」と言ってくれたので、ホッとしています。
気がつけば、大量の紙の伝票があっという間になくなってしまった！
「伝票をなくすなんて無理でしょ」って誰もが思っていましたが、やり始めると不思議なものでないことが普通になる。「やる前の心配は何だったんですかね？」と社員も言っています。
社員全員にノートPCを与えているので、どこででも伝票が打てる。出張が多い社員には最高のはず・・・ 私もどこにいても販売の管理ができるので重宝しています。
今日は、”販売”についてです。
弊社は卸売業に分類されます。商品を仕入れて販売する。商品も多岐に渡り、物だけでなく、修理などのサービスも提供する。これが弊社の販売の基本です。
弊社には営業マンが8名いて、それぞれが顧客を持ち、商品を仕入れて販売する。そしてその伝票処理は自分で行う。集金業務までが営業マンの仕事です。特にお客さまに売り上げをする伝票処理は営業マンの大事な仕事です。
今までは、伝票はもちろん紙で、さらに手書きで伝票を起票していました。そして、経理担当者がその手書き伝票を”弥生販売”ソフトを使って、PCに打ち込み、納品書や請求書を打ち出していました。
ここでの無駄は、営業マンが手書きで伝票を打つ、それを経理担当者がPCで同じ内容を打つ、同じことに二度手間をかけていました。
もう一つの手間は、それぞれの営業マンが打ち込んだ伝票の内容（商品名、金額、個数、仕入先など）を、各自のPCにエクセルの表を作ってそこにまた打ち込む。これで三度の手間です。
どうすればこの手間（無駄）を減らせるのか？考えました。
実は答えは簡単。販売ソフトを経理担当者1人だけでなく、営業マン全員に買え与える。そうすれば、営業マンが直接販売ソフトに伝票を打ち込んで、紙の伝票はなくなり手間が減る。
ではなぜすぐに実行に移せないのか？小さい規模の会社の宿命、お金の壁です。ここでの問題は、やる方法ではなく、コストがかかること、でした。
◇販売ソフトの選択
ちょうど”IT導入補助金”の話があり、コロナ対策として3/4まで補助されるという話が持ち上がっていたタイミングでした。これを使わない手はないと思い数社から見積りをいただきました。
候補に挙げた販売ソフト
①「販売王」
②「商蔵奉行」
③「flam」
①「販売王」：ソリマチさんの販売ソフトで、弊社では先にソリマチさんの会計ソフトを導入していたので一番に候補にあげました。でも残念ながら”クラウド型”ではなかったので、社内にサーバーを設置してVPNを構築する必要がありました。ソリマチさんの会計はクラウドだったのに、販売はクラウドに対応した商品がありませんでした。さらに、サーバーを設置してVPNで云々・・・と考えるとコストが膨大になること、設備を維持するにも費用がかかりそうということで、ソリマチさんの販売ソフトは諦めました。
②「商蔵奉行」：”奉行シリーズ”で知名度の高いソフトです。”クラウド型”があってよかったのですが・・・費用が弊社の予算には合いませんでした。ユーザー数が増えれば当然金額も上がっていくのですが、弊社の営業マン全員にライセンスを与えると、金額が膨れてしまいました。年額払いで高かった。
③「flam」：こちらは知名度はありません。会計事務所の方が教えてくれました。クラウド型です。使い方がとてもシンプルなのと、一番の魅力は価格。上記ソフトに比べるととっても良心的。営業マン全員に与えようと思うとユーザー数が増えるが、それでも安い。弊社のような小さな会社向けだと思います。
◇「flam」を使い始める
結局、上の①②は諦め、③のflamに絞って一カ月間のお試し期間で使ってみました。経理担当者が一カ月間テストしたのですが、flamは質問に対しても丁寧に答えが返ってきて、”できることとできないこと”がはっきりわかりました。
お試し期間で満足できたので、そのまま継続して使い始めました。移行期間は、前の販売ソフト「弥生販売」と新しい「flam」と並行して1カ月ほど使いました。
価格がお手頃な分、機能に制約がありますが、その辺は弊社で柔軟に工夫して使っています。請求書だけは弊社の書式に変えてもらいました（費用は別途掛かります）。
◇営業マンがflamを使いこなせるか？
今まで紙の伝票をしこしこと書いていた営業マンたちが、この販売ソフトを使いこなせるか？これが一番の心配でした。経理担当者が営業マンに向けて”わかりやすい使い方”を作成してくれました。もちろん最初は疑問質問だらけです。
今まで手書きの時はイレギュラーなことにも対応できましたが、ソフトでは例外は受け付けてくれません。その辺も話し合ったり、仕組みを作ったりして柔軟に対応して使っています。
使い始めてまだ半年たっていませんが、みな使いこなせています。一番の長老（⁈）営業マンが「大丈夫ですよ」と言ってくれたので、ホッとしています。
気がつけば、大量の紙の伝票があっという間になくなってしまった！
「伝票をなくすなんて無理でしょ」って誰もが思っていましたが、やり始めると不思議なものでないことが普通になる。「やる前の心配は何だったんですかね？」と社員も言っています。
社員全員にノートPCを与えているので、どこででも伝票が打てる。出張が多い社員には最高のはず・・・ 私もどこにいても販売の管理ができるので重宝しています。
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