社内のIT化パート4!
社員さんの日常業務のIT化です。

これはコロナになる前から取り入れていましたがちょっと紹介します。

社員の本業とは別の日常業務というか雑務ってありますよね。
①営業日報
②旅費精算
③休日出勤精算
④経費精算(領収書関係)

これら全て紙で手書きで書いて提出するのが決まりでした。

そして、社長がハンコを押して承認、次に経理に回してハンコを押して伝票処理。現金の発生するものは都度経理が社員に手渡しする、そんな流れでした。

◇ソフトを導入する
まずは、やはり紙をなくす!ことを考えてソフトを探しました。
いつも親身にしてくれる事務機屋さんに相談。おススメされたのが、アサクラソフトさんの「使えるクラウド」。文字通りクラウド型のソフトです。上記の業務を全てこのソフトを使ってこなします。

ハンコに代わる”承認”業務も、ワークフローを使えば間違いなく処理できます。

クラウド型のソフトにして良かった一番の点は、他のクラウドソフトと同じで、いつでもどこでも仕事できること。出張先でも、休みの日ちょっと気になった時に自宅でも、飲み屋でも・・・

ソフトを使う前は、長期の海外出張なんかがあると、日報や経費精算などの書類を書くだけで一日が終わる、なんて社員もいました。私自身も出張から帰ってきて、机の上に山積みにされたこれら書類を見てうんざり・・・ひたすらハンコを押して一日が終わる・・・次にその書類を受け取った経理担当がまた書類と格闘・・・こんな悪循環がありました。

でも今はスッキリ!
もう机の上に書類が山積みなんて光景はなくなりました。

◇コミュニケーションツールの導入
もうひとつ弊社で使っているITツールがあります。
Googleのサービス「GSuites」。お客さまが使っているのを見てすぐに真似しました。
PCのメールソフトを使う代わりに、”Gmail”を。社員同士の連絡ツールとして、”ハングアウト”。スケジュールの管理と共有に、”Googleカレンダー”。ファイルの共有に、”Googleドライブ”。

やはり、クラウド型なのでどこでも使えるのがメリット。
社員同士の動きやコミュニケーションを活発にするのが目的です。

◇ハードは何を使う?
弊社は全員ノートPCを使っています。デスクトップPCは昨年撤去しました。
「いつでもどこでも仕事ができるように」と思って。

でもノートPCは小さくて見づらいので、会社ではモニターにつないで使うようにしています。ドッキングステーションを使い拡張性もよくしています↓ 

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営業マンのノートPCは、マイクロソフトの”Surface”です。これもお客さまが使ってらっしゃるのを見て、「かっこいいなぁ」と思って真似しちゃいました。私は昔から”レッツノート”です。これまで色々なノートPC使ってきて、出張で持ち歩いて絶対に壊れたことのないレッツノートはやめられません。

その他に、営業マンは全員iPadとiPhoneを持っています。これだけITツールが揃えばバリバリ仕事ができるはず!

最終的には・・・社内での業務の効率化が、お客さまへのサービスの向上につながることを期待しています。

◇最後に
弊社でのIT化と称して何回かに渡ってご紹介しましたが、ITと言ってみても”格好だけで中身がちぐはぐ”な所もあると自覚しています。限られた資金と限られた人員の中で、弊社の身に丈に合ったIT環境を作りたいと思っています。

私自身、新しいデジタルツールが好きなので、今後もいいものがあればすぐにでも取り入れたいと思っています。次はアップルウォッチか⁇

もし何かアドバイスなどあればぜひ教えてください!